Unbezahlte Rechnungen sind der Graus eines jeden Unternehmers – egal ob Freelancer, Start-up oder Selbstständiger. Vor allem, wenn Sie als Einzelkämpfer auf die Einnahmen angewiesen sind oder als Arbeitgeber verpflichtet sind, Sozialleistungen und Gehälter pünktlich auszuzahlen, können unbezahlte Rechnungen schnell die eigene Existenz bzw. die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens bedrohen. Aber was können Sie genau tun und wie sollten Sie sich verhalten, wenn Kunden ihre Rechnung nicht bezahlen?

Grundlagen zur Rechnungslegung

Bevor wir einen Blick darauf werfen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Außenstände einzufordern, zuerst ein paar Grundlagen zur Rechnungslegung. Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Aspekte enthalten. Neben der korrekten Anschrift des Kunden, dem aktuellen Datum, der ordnungsgemäßen Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen sowie des klar gekennzeichneten Zahlungsbetrages dürfen auch Ihre Kontodaten, Steuernummer und ein Zahlungsziel nicht fehlen. Das Zahlungsziel sollte klar und deutlich festgelegt sein und Ihrem Kunden zeigen, wann der Rechnungsbetrag fällig ist: z. B. prompt bzw. sofort, in 14 Tagen oder zu einem konkreten Datum (fällig am 18.07.2017). Dokumentieren Sie, wann und in welcher Form Sie Ihrem Kunden die Rechnungen haben zukommen lassen, z. B. per E-Mail, Einschreiben, postalisch usw. So könne Sie alles besser nachvollziehen und verlieren nicht die Übersicht.

Ihre Rechnungen enthalten alle wichtigen Daten und trotzdem ist zum genannten Zahlungsziel kein Geldeingang zu verzeichnen?

Setzen Sie auf Kommunikation mit Ihrem Kunden! Diese Devise gilt im Besonderen für Auftraggeber, die bis jetzt immer pünktlich gezahlt haben. Fragen Sie nach, ob die Rechnung angekommen ist oder ein Fehler in der Buchhaltung vorliegt. So lassen sich einige Fälle von Zahlungsausfall schnell und komplikationslos klären. Auch eine schriftliche Zahlungserinnerung, die synonym zu einer ersten kostenfreien Mahnung ist, kann eine Möglichkeit sein, freundlich aber fordernd zu reagieren. Diese kann direkt erfolgen, wenn der festgelegte Zahlungstermin verstrichen ist, üblich sind jedoch fünf Tage. Wichtig ist dabei, ein neues Zahlungsziel bzw. einen Stichtag zur Zahlung schriftlich zu formulieren.

Und was, wenn mich der Kunde immer nur vertröstet und meine Zahlungserinnerung ignoriert?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie permanent Ihrem Geld hinterherlaufen müssen, Kunden Sie belügen oder jegliche Kommunikation verweigern, sollten Sie auf jeden Fall schnell handeln. In Österreich gibt es keine gesetzlichen Regelungen dazu, wann und in welcher Form Sie ein Mahnverfahren einleiten dürfen. Spätestens wenn aber die Zahlungsfrist der Zahlungserinnerung verstrichen ist, sollten Sie eine zweite und dritte Mahnstufe einleiten. Hier können Sie nun auch Verzugszinsen und Mahnspesen einfordern sowie auf weitere rechtliche Schritte verweisen. Wichtig: Geben Sie in jeder Mahnung immer eine klare Aufschlüsselung der Forderungen und Mahnkosten an und heben Sie die Anschreiben für ein eventuelles gerichtliches Mahnverfahren gut auf.

Und nun?

Haben Zahlungserinnerung, zweite und dritte Mahnung nicht den erwünschten Erfolg gebracht, sollten Sie den Fall an ein Inkassobüro bzw. einen Anwalt übergeben. Dieser wird Sie darüber beraten, welche weiteren Schritte nötig sind und auch, in welchem finanziellen Rahmen sich ein gerichtliches Mahnverfahren lohnt bzw. welche Chancen in Aussicht stehen, Ihren Rechnungsbetrag schlussendlich auch zu erhalten.

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