Wer ein Unternehmen gründet, dem muss in der Anfangsphase meist ein Spagat zwischen einem professionellen Geschäftsauftritt und geringen Kosten gelingen. Ein richtiges und eigenständiges Büro kommt häufig nicht infrage. Deswegen helfen sich einige Jungunternehmer mit einem sogenannten virtuellen Büro aus. Es handelt sich um einen Kompromiss, der Vorteile und Nachteile mit sich bringt. In diesem Text erläutern wir, welche dies sind und erklären, was ein virtuelles Büro ist.

Was ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro ist eine Räumlichkeit, die beispielsweise als Postadresse genutzt werden kann, bei der im Alltag aber keine unternehmerischen Tätigkeiten stattfinden. Wichtig zu verstehen ist allerdings, dass es sich nicht um eine Scheinadresse handelt, an der eine Briefkastenfirma tätig ist. Bei einem virtuellen Büro handelt es sich um eine Dienstleistung, die von einem anderen Unternehmen angeboten wird, das auf diesen Geschäftsbereich spezialisiert ist.

Wer sich dazu entscheidet, ein solches Büro nutzen zu wollen, mietet sich also einen Briefkasten bei dem Anbieter. Da dieser Service auch von anderen Unternehmen in Anspruch genommen werden kann, befindet sich unter der Anschrift eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsadressen.

In der Regel gibt es unter dieser Anschrift auch einen Empfang, der zu den gängigen Zeiten besetzt ist. Dadurch ist es beispielsweise möglich, Kuriersendungen für die Mieter der virtuellen Büros anzunehmen.

Welche Leistungen bietet ein virtuelles Büro an?

Die Leistungen eines virtuellen Büros beschränken sich nicht nur darauf, Post für die Kunden anzunehmen. Dank moderner Telefonanlagen kann auch die Rufnummer des Unternehmens durch das Empfangspersonal besetzt sein. So kann der Unternehmer weiter der eigentlichen Geschäftstätigkeit nachgehen. Die Gespräche werden professionell durchgeführt und dokumentiert. Damit ist sichergestellt, dass man alle Informationen mitgeteilt bekommt und schnell auf einen Anruf reagieren kann.

Je nach Ausstattung verfügen virtuelle Büros auch über Tagungs- und Arbeitsräume. Wer einen Termin mit einem Kunden oder Geschäftspartner wahrnehmen möchte, kann diese Räume in Anspruch nehmen. Sie haben einen repräsentativeren Charakter als das Homeoffice, in dem viele Jungunternehmer ansonsten arbeiten. Zudem findet man im virtuellen Büro häufig eine technische Ausstattung vor, die man selbst nicht hat. Ein virtuelles Büro ist ideal, um Präsentationen zu halten.

Welche Vorteile und Nachteile hat ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro stellt eine günstige Alternative zu einem realen Büro dar. Die günstigsten Anbieter werben mit monatlichen Kosten von etwa 80 Euro. Diese beziehen sich auf die Standarddienstleistungen. Je umfangreicher der Service ist, den Kunden in Anspruch nehmen, desto höher sind die Kosten.

Wer ein virtuelles Büro nutzt, erhält nicht nur eine Adresse in einem repräsentativen Gebäude, sondern häufig auch die Möglichkeit, die Räumlichkeiten für Geschäftsanbahnungen oder interne Meetings zu nutzen. Für Unternehmer ist dies eine sichere Alternative zum eigenen Büro. Denn dort müssen entsprechende Räume vorgehalten werden, selbst wenn man sie nicht benötigt.

Wer das Business zunächst nur als Nebenerwerb zu einer regulären Tätigkeit ausübt, kann in besonderem Maße von den Dienstleistungen eines virtuellen Büros profitieren. Diese Unternehmer sind meist nur in Randzeiten erreichbar. Ein virtuelles Büro ist eine große Hilfe, um während der üblichen Bürozeiten Telefonate und Postsendungen entgegennehmen zu können.

Werfen wir einmal einen Blick auf die Nachteile und Unannehmlichkeiten, die mit einem virtuellen Büro verbunden sind. Zunächst einmal ist es nicht für jeden Unternehmer so einfach möglich, ein nahegelegenes virtuelles Büro zu finden. In den meisten Großstädten sollte es kein Problem sein. Doch in kleinen Städten werden derartige Dienstleistungen nicht angeboten. Das ist zwar dank der Kommunikation über das Internet eigentlich kein Problem. Doch wer angenommene Post abholen oder Meetingräume nutzen möchte, muss dann dazu Reisen in Kauf nehmen. Das scheint wenig praktikabel.

Ein weiterer Nachteil ist, dass Unternehmer mit virtuellen Büros weniger flexibel sind. Sollte es beispielsweise in einem Projekt nötig sein, die Arbeitszeiten des Sekretariatsdienstes auszuweiten, ist dies nicht so einfach möglich, wie bei einem Büro, das mit eigenen Mitarbeitern besetzt ist. Hier könnte man Überstunden anordnen. Bei einem virtuellen Büro ist man auf die vereinbarten Arbeitszeiten mit dem Dienstleister beschränkt.

Lohnt sich ein virtuelles Büro?

Die Frage, ob sich ein virtuelles Büro lohnt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Es kommt auf die Umstände an. Für etablierte Unternehmer sind die Dienstleistungen weitestgehend uninteressant. Wenn überhaupt lohnt es sich, um in verschiedenen Ländern eine Dependance einzurichten, wenn sich der Unternehmenssitz im Ausland befindet.

Anders sieht es bei jungen Unternehmern aus, die ins Business einsteigen möchten. Ein virtuelles Büro ist oft eine gute und kostengünstige Ergänzung, um ganztägig erreichbar zu sein. Die geschulten Telefonisten haben zudem ein seriöses Auftreten. Jungunternehmen fehlt möglicherweise noch die Sicherheit beim Telefonieren. Somit ist der professionelle Erstkontakt mit dem Unternehmen sichergestellt.

Der Kostenapparat wird bei einem virtuellen Büro auch dadurch niedrig gehalten, dass für Dienstleistungen und Technik nur dann Ausgaben anfallen, wenn sie in Anspruch genommen werden. In einem eigenen Büro müssen Mitarbeiter und Anschaffungen auch gezahlt werden, wenn sie im Arbeitsalltag nicht benötigt werden. Ein virtuelles Büro kann somit auch eine gute Hilfe sein, um den Bedarf in verschiedenen Bereichen auszuloten.

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