Bevor es zu einer finanziellen Schieflage aufgrund unbezahlter Rechnungen kommt, ist es wichtig, dass man sich ein gutes Mahnverfahren überlegt. Aber wie reagiert man richtig, wenn ein Kunde einfach nicht bezahlt? Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

Von der offenen Rechnung zur Mahnung

Als erster Schritt ist es wichtig, dass auf jeder Rechnung ein klares Zahlungsziel ausgewiesen ist. In der Regel sind dies zwei Wochen nach dem Empfang der Rechnung, aber auch sieben Tage sind eine Möglichkeit, wenn das Geld dringend benötigt wird. Wer größere Kunden hat, kann an diesem Punkt bereits Skonto anbieten. Dabei handelt es sich um einen geringen Abschlag auf die Rechnungssumme, wenn die Rechnung dafür bis zu einem bestimmten Datum in voller Höhe bezahlt wird.

Sollte bis zum gewählten Datum keine Zahlung eingegangen sein, geht es an das eigentliche Verfahren für die Mahnung. Die erste Mahnung wird dabei meistens als “Zahlungserinnerung” bezeichnet. Dieser eher sanfte Ton sorgt dafür, dass sich ein etwaiger Schuldner nicht zu aufgeschreckt fühlt. Danach steht es dem Dienstleister frei, ob er mit der ersten oder mit der zweiten Mahnung beginnt. In jedem Fall kann man bereits ab diesem Punkt entsprechende Mahngebühren festlegen. Diese orientieren sich an den Basis-Zinssätzen und pendeln zwischen 5 und 9 Prozent auf die Rechnungssumme. Ein pauschaler Abschlag kann allerdings wirkungsreicher sein, da er in der Regel dem Kunden eine weitere Möglichkeit lässt, ohne hohe zusätzliche Kosten seine Rechnung zu begleichen.

In der Regel haben die meisten Kunden spätestens am Punkt der zweiten Mahnung bezahlt. Was aber, wenn noch immer kein Zahlungseingang auf den eigenen Konten festzustellen ist? Jetzt braucht es eine externe Lösung oder ein gerichtliches Mahnverfahren.

Die Möglichkeiten nach dem Ende der Mahnfrist

Viele Unternehmer und Selbstständige scheuen davor zurück, sich mit den Möglichkeiten zu beschäftigen, offene Summen einzutreiben. Das liegt vor allem an einen Mangel an Informationen, denn alles in allem ist es nicht schwer, das eigene Geld zu bekommen. Zum einen stehen externe Dienstleister zur Verfügung. Das Inkasso-Verfahren steht inzwischen auch kleinen Dienstleistern zur Auswahl. Gegen eine feste Gebühr – meistens orientiert sich diese an der Rechnungssumme – übernimmt das Inkasso die weiteren Verfahren für einen erfolgreichen Einzug der Zahlung. Alternativ steht auch noch das Factoring zur Verfügung. Hier wird die Rechnungssumme verkauft. Man erhält nur etwa 80 Prozent der eigentlichen Rechnungssumme, muss sich dafür aber nicht mehr darum kümmern, wie es mit dem Schuldner weitergeht.

Die andere Alternative liegt im Rechtsweg. Es kann zum Beispiel eine Klage durch einen Anwalt eingereicht werden. Hier gibt es aber verschiedene Punkte abzuwägen: Spätestens wenn Post vom Anwalt kommt, dürfte die Geschäftsbeziehung in der Regel vorbei sein. Zudem sind die Kosten für Anwälte gerade bei geringen Forderungen mitunter sehr hoch und stehen nicht im Verhältnis zu der eigentlichen Summe. Dieses Verfahren lohnt sich also eigentlich nur bei großen Außenständen eines Schuldners.

Eine der wohl besten Alternativen liegt im gerichtlichen Mahnverfahren. Die Kosten sind gering und nach einigen Monaten kann der Gläubiger gegenüber seinem Schuldner einen Titel erwerben. Dieser erlaubt Pfändungen. Der Weg ist mitunter langwierig und kann sich über einige Monate ziehen, bietet aber eine vergleichsweise günstige Möglichkeit, am Ende an das eigene Geld zu kommen, sofern beim Schuldner etwas zu holen ist.