Für wichtige Belege gilt in Österreich Aufbewahrungspflicht. Wie lange Rechnungen, Bons und Co. griffbereit sein müssen, hängt von der Art der Belege ab. Welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren müssen und mit welchen Strafen bei verlorenen Papieren zu rechnen ist.

Belege müssen sieben Jahre aufbewahrt werden

Wichtige Dokumente müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Wer beispielsweise im Januar 2018 ein Geschäftsessen organisiert hat, muss die Rechnung bis zum 31. Dezember 2025 aufbewahren. Dokumente, welche laufende Vorfälle oder Verfahren betreffen, müssen bis zum Abschluss der Verfahren aufbewahrt werden. Bei laufenden steuerrechtlichen Ermittlungen, aktuellen Bußgeldbescheiden oder einer temporären Steuerfestsetzung dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden.
Nach Ablauf der Frist dürfen die Dokumente mit einem handelsüblichen Schredder vernichtet werden. Bei großen Aktenmengen wird am besten eine Aktenvernichtungsfirma kontaktiert. Belege, die für zukünftige Belange relevant sein könnten, sollten natürlich aufbewahrt werden.

Sonderregelungen für Bauunternehmen und Verwaltungsapparate

Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass bei Rückfragen der Behörde ein schlüssiges, gut lesbares Dokument vorgelegt werden kann. Die Aufbewahrungspflicht dient hauptsächlich dazu, bei Rechtsstreitigkeiten einen Sieger zu ermitteln.
Die Sieben-Jahres-Regel gilt nicht für sämtliche Branchen. Unter anderem in Krankenhäusern, Bauunternehmen und Verwaltungsapparaten können andere Fristen gelten. Detaillierte Informationen kann die örtlich zuständige Wirtschaftskammer nennen. Ratgebertexte im Internet sind eine zusätzliche Orientierung bezüglich der Aufbewahrung von Belegen.

Welche Belege Sie aufbewahren müssen

Der Begriff Beleg umfasst Rechnungen, Quittungen, Kontoeingänge und -ausgänge sowie andere geschäftliche Zahlungen. Belege sind notwendig, um Zahlungen nachzuweisen und eine ordentliche Buchhaltung zu führen.
Aufbewahrt werden sollten sämtliche Unterlagen, die geschäftliche Transaktionen oder Vereinbarungen dokumentieren. Unter die Aufbewahrungspflicht fallen unter anderem:

– Ein- und Ausgangsrechnungen
– Überweisungsbestätigungen
– Erlagsscheine
– Kassabons
– Mahnungen

Damit die Aufzeichnung gelingt und Informationen schnell nachgeprüft werden können, sollten bereits die Umsätze und Gewinne genau aufgeschlüsselt und niedergeschrieben werden. Die Dokumente müssen immer griffbereit sein. Idealerweise werden die Belege digitalisiert. Dann sind Rechnungen, Briefe oder Mahnungen per Mausklick abrufbar. Eine weitere Möglichkeit, wichtige Papiere aufzubewahren, sind Mikrofilme. Viele Banken bieten zudem Schließfächer für wichtige Dokumente an.
Trotz Digitalisierung sollten Belege immer auch in Papierform aufbewahrt werden. Ein Backup bietet zusätzlichen Schutz vor einem Defekt der Festplatte, durch den oft auch die Daten beschädigt werden.

Grundstücks-Belege 22 Jahre aufbewahren

Ausnahmen bei der Aufbewahrungspflicht gelten auch für Grundstücke. Sämtliche Belege, die das Grundstück betreffen, müssen mindestens 22 Jahre lang aufbewahrt werden.
Wird die Aufbewahrungspflicht verletzt, kann dies zu einer Schätzungsbefugnis gemäß § 184 BAO führen. Dann kann der verantwortlichen Person oder dem Unternehmen eine empfindliche Geldbuße ausgesprochen werden.
Unternehmer und Privatleute informieren sich am besten ausführlich über die gesetzlichen Fristen. Wichtige Rechnungen sollten nicht nur aus behördlichen Gründen aufbewahrt werden. Sie erleichtern Buchführung und Streitschlichtung und sollten deshalb stets griffbereit sein.

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