Viele Berufe erfordern gelegentliche Dienstreisen ins In- und Ausland. Während Angestellte in einem Unternehmen die anfallenden Kosten gedeckt bekommen, müssen viele Selbstständige sich diese zunächst selbst finanzieren. Dennoch steht es allen Selbstständigen in Österreich frei, eine Dienstreise, welche im Zuge ihrer Berufstätigkeit anfällt, als Reisekosten abzusetzen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich hierbei in gewissen Punkten von jenen von Angestellten wesentlich.

Dienstreisen für Selbstständige als Absetzbetrag

Bei einer Dienstreise erhalten Angestellte in Österreich eine finanzielle Unterstützung seitens ihres Arbeitgebers. Selbstständige hingegen können von dieser Unterstützung nicht profitieren, allerdings die Kosten steuerlich absetzen. Als Dienstreise gelten in Österreich sämtlich beruflich getätigten Fahrten. Besagte Fahrten können sowohl im In- wie im Ausland getätigt werden. Um Dienstreisen als Selbstständiger steuerlich absetzen zu können, werden diese als Reisekosten vermerkt. Reisekosten beinhalten Unterkünfte bzw. Reisespesen, Fahrtkosten, Aufwände für die Verpflegung vor Ort sowie sämtlich anfallende Nebenspesen. Als Fahrtkosten werden sämtliche Transportkosten angesehen, welche der Selbstständige für die Dienstreise aufbringen muss. Diese sind unter anderem Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, einen Flug, Taxi oder ein Fahrzeug wie etwa einen Mietwagen oder einen Dienstwagen. Verpflegungsaufwände decken hingegen Kosten für Essen und Trinken vor Ort. Als Nächtigungsaufwand werden Übernachtungskosten in einem Hotel, einer Pension, einem Airbnb oder einer vergleichbaren Einrichtung angesehen. Alle anderen anfallenden Kosten im Zuge der Dienstreise können bei Bedarf als Nebenspesen abgerechnet werden.

Gleiche Voraussetzungen für Dienstreisen bei Selbstständigen

Grundsätzlich gelten dieselben Voraussetzungen für eine Dienstreise für Selbstständige wie für Angestellte. Eine Dienstreise ist laut Einkommensteuergesetz ein beruflicher Auftrag, welcher außerhalb des üblichen Dienstortes ausgeführt wird. Allerdings wird eine Dienstreise erst ab einer bestimmten Distanz als solch eine anerkannt, wodurch sie steuerlich abgesetzt werden kann. Nur Reisen mit einer Entfernung von mindestens 25 km Fahrtstrecke in eine Richtung werden als Dienstreisen in Österreich angesehen. Ebenfalls muss der Auftragnehmer mehrere Stunden Fahrtdauer für die Reise haben, damit diese als Dienstreise gilt. Folglich müssen Selbstständige in Österreich bei allen Fahrten bzw. Reisen auf die Distanz und Fahrtdauer achten, wenn sie eine Dienstreise absetzen möchten. Für die Abschreibung der Dienstreisekosten als Selbstständiger wird eine gesonderte Abrechnung benötigt. Eine entsprechende Vorlage für eine Reisespesenabrechnung bietet die WKO unter anderem online auf ihrer Website kostenlos zur Verfügung an. Jede Reise muss dabei gesondert abgerechnet werden, sodass jeweils eine Abrechnung erstellt werden muss.

Fahrtkosten richtig steuerlich absetzen

Fahrtkosten tragen auch für Selbstständige einen wesentlichen Teil zu den allgemeinen Kosten einer Dienstreise in Österreich bei. Grundsätzlich werden als Fahrtkosten die Ausgaben angesehen, welche für Fahrten zwischen dem Dienst- und Wohnort aufkommen. Die Kosten gelten für beruflich getätigte Fahrten. Fahrten, welche unter das Privatleben fallen, können nicht steuerlich abgesetzt werden. Selbstständigen steht es frei, ein Transportmittel ihrer Wahl für die Dienstreise auszuwählen. Beispielsweise ist es ihnen möglich, ihr privates Fahrzeug für die Dienstreise zu nutzen. Hierbei darf dieses nicht als Firmenwagen verwendet werden. Dies bedeutet, die Benutzung muss weniger als 50 Prozent dienstlich erfolgen. Privatfahrzeuge erhalten ein Kilometergeld von rund 0,42 Cent je Kilometer. Damit die Fahrten von der Steuer abgesetzt werden können, muss der Fahrzeuginhaber zudem ein Fahrtenbuch mit der gefahrenen Distanz führen.

Nächtigungskosten effektiv abschreiben

Nächtigungskosten, welche im Zuge der Dienstreise auftreten, können Selbstständige mit zwei Möglichkeiten abschreiben. Handelt es sich um Kosten ohne Beleg bis zu einer Höhe von 15,00 Euro, lassen sich die Kosten innerhalb Österreichs als Pauschalbetrag absetzen. Der Absetzbetrag inkludiert das Frühstück vor Ort. Sämtliche anderen Kosten, welche die Höhe überschreiten, können nicht steuerlich abgesetzt werden. Damit Selbstständige allerdings die genauen Kosten für die Übernachtung steuerlich absetzen können, müssen sie die Rechnungen aufbewahren und vorweisen können. Nur wenn diese bei der Abrechnung vorgelegt werden können, können die Kosten abrechnet werden. Für den Verpflegungsmehraufwand jedoch gelten andere Voraussetzungen. Die Belege müssen nicht aufbewahrt werden, da sie als Tagesdiäte pauschal zusammengefasst werden. Die Dienstreise muss dabei eine Mindestdauer von drei Stunden betragen. In ganz Österreich wird der Verpflegungsmehraufwand mit rund 26,40 Euro vergütet. Für eine Reise ab mindestens drei Stunden werden je weitere Stunde 2,20 Euro mitvergütet. Inlandsreisen ab einer Dauer von mindestens 11 Stunden lassen sich mit dem vollen Tagessatz abrechnen.

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